Incassokosten in rekening brengen, hoe werkt het precies?

De incasso van facturen en niet betalende debiteuren, het blijft een terugkerend probleem voor veel ondernemers. Er is veel onduidelijk over wanneer er nu incassokosten in rekening gebracht mogen worden. Op 25 november 2016 heeft de hoogste Nederlandse rechter, de Hoge Raad, zich uitgesproken over de peildatum van incassokosten die bij consumenten in rekening kunnen worden gebracht. De Hoge Raad schept met dit arrest veel duidelijkheid omtrent het in rekening brengen van incassokosten.

De ‘veertiendagenbrief’

Een schuldeiser heeft het recht om incassokosten in rekening te brengen als de consument ‘in verzuim is’. Het enkele verzuim van de schuldenaar is echter onvoldoende. Op grond van art. 6:96 lid 6 BW is de consument pas incassokosten verschuldigd wanneer hij na het intreden van het verzuim is aangemaand met een zogenoemde “veertiendagenbrief”. Deze aanmaning moet aan twee voorwaarden voldoen:

1. de schuldenaar moet “vruchteloos” zijn aangemaand om binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende na de dag van aanmaning, te betalen, en;
2. de gevolgen van het uitblijven van tijdige betaling moeten zijn vermeld (waaronder de verschuldigdheid van de incassokosten op grond van het Besluit BIK).
Wanneer vangt de veertiendagentermijn aan?

De Hoge Raad heeft in haar arrest van 25 november 2016 een nadere uitleg gegeven over de vereisten zoals hiervoor opgesomd. De Hoge Raad benadrukt dat een consument de volle veertien dagen de gelegenheid moet hebben om het verschuldigde bedrag aan de schuldeiser te voldoen. De termijn begint dus pas te lopen op het moment dat de consument de brief heeft ontvangen. Niet alleen de ontvangst van de brief is van belang, ook de formulering van de gestelde termijn.

De Hoge Raad is in haar arrest van 25 november 2016 helder: het moet voor een consument duidelijk zijn dat hem de volledige wettelijke termijn van veertien dagen ter beschikking staat om tot betaling over te gaan. Een te korte en onzuiver geformuleerde termijn volstaat dus niet. In die gevallen is de veertiendagentermijn niet aangevangen. De veertiendagenbrief blijft dan zonder gevolgen. De consument is dan geen incassokosten verschuldigd.

De Hoge Raad geeft een voorbeeld van een juiste formulering in de veertiendagenbrief: “dat incassokosten verschuldigd worden indien niet betaald is “binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd” of “binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd”.

Maar wat indien de schuldenaar tóch de ontvangst van de veertiendagenbrief voldoende onderbouwd betwist? Het is, kort gezegd, aan de schuldeiser om te stellen en te bewijzen dat de schuldenaar de brief heeft ontvangen. In verstekzaken en zaken waarin de ontvangst van de brief niet wordt betwist, kan een schuldeiser hier invulling aan geven door aan te tonen wanneer de brief verzonden is.
Om te voorkomen dat u geen aanspraak kan maken op incassokosten raden wij u aan voornoemde tekstsuggesties van de Hoge Raad te hanteren.

Meer weten?

Neem vrijblijvend contact op met Roxanne Hofman of Evert van Gelderen.