Het is tegenwoordig, helaas, eerder regel dan uitzondering geworden dat tijdens een hardloopevenement lopers onwel worden. Recent werden bij een hardloopevenement in Groningen diverse lopers onwel (artikel nos.nl).
Evenementen waarbij conditie een rol speelt, zijn steeds populairder geworden. Denk aan evenementen zoals HYROX, Mudruns en hardlopen. Met name hardloopwedstrijden vinden buiten plaats en het liefst in een periode waarbij het weer meezit (droog weer). Maar datzelfde weer kan een rol spelen bij hoe het evenement verloopt. Wat zijn de verantwoordelijkheden van een organisator en hoe ver reiken die verantwoordelijkheden?
Kelderluik-criteria
Op een organisator rust de zorgplicht om het evenement zo in te richten dat de kans op letsel zo klein als redelijkerwijs mogelijk is. De organisator heeft hierin een actieve rol in plaats van een passieve rol.
De volgende maatstaven gelden daarbij als uitgangspunt:
- hoe gevaarlijker, hoe meer maatregelen;
- hoe groter de kans op ongevallen/schade, hoe meer maatregelen;
- hoe ernstiger de mogelijke schade/ongevallen kunnen zijn, hoe meer maatregelen; en
- alle in redelijkheid mogelijke maatregelen (waarbij ook gekeken wordt naar kosten-baten) worden genomen.
Gedegen en professionele voorbereiding en uitvoering is vereist. Dat kan onder andere door het:
- vooraf in kaart brengen van alle mogelijke risico’s en de kansen daarop;
- zoveel als mogelijk uitsluiten van alle risico’s (met name onaanvaardbare), eventueel in samenspraak met derden;
- nemen van zoveel als mogelijk (veiligheids)maatregelen die in redelijkheid gevergd kunnen worden (eventueel in samenspraak met derden); en
- voorhanden hebben van een voldoende uitgewerkt calamiteitenplan. In het calamiteitenplan dient te zijn opgenomen (a) de risico’s, (b) maatregelen ter voorkoming daarvan en (c) hoe te handelen als die risico’s zich voordoen.
Tot hoever reikt de zorgplicht van de organisator?
De reikwijdte van de zorgplicht van de organisator hangt af van diverse omstandigheden. Die omstandigheden kunnen met zich meebrengen dat de reikwijdte van de zorgplicht vlak voor het evenement groter wordt.
Daarbij speelt een rol dat een organisator lering dient te trekken uit ervaringen uit het verleden alsmede uit soortgelijke evenementen die door anderen zijn georganiseerd.
Voor een organisator is het van belang om extra aandacht te besteden aan het calamiteitenplan. Met name wanneer het aantal deelnemers en de weersomstandigheden daartoe aanleiding geven. Vragen die de organisator daarbij dient te stellen zijn onder andere:
Hoeveel deelnemers doen er mee?
Crowdmanagement is erg belangrijk. Zijn er voldoende vluchtwegen? Kan er veilig over en rondom het terrein en parcours worden gelopen? Zijn er voldoende mogelijkheden voor hulpverleningsdiensten om bij de lopers te komen? Enz.
Welke afstanden worden aangeboden en wat voor impact heeft dit op het parcours?
Zijn er mogelijkheden om lopers voor diverse afstanden te verspreiden over het parcours? Minder drukte op het parcours betekent minder warmte voor de lopers en minder kans op incidenten.
Hoe ziet het parcours eruit en is aanpassing nodig/ mogelijk?
Is een deel van het parcours beschut? Wat is de ondergrond van het parcours? Is de start en het finishgebied overdekt? Loopt het parcours door de stad, waar het vaak warmer is (Urban Heat Island effect).
Wat is het aanvangsmoment van de diverse afstanden?
Wordt op het heetste moment van de dag gelopen? Hoe laat start de langste afstand? Zijn aangepaste tijden mogelijk (en is dat haalbaar, bijvoorbeeld op grond van de vergunning)?
Is er voldoende capaciteit van hulpdiensten?
Wat is de capaciteit van de (medische) hulpdiensten en kan dit worden opgeschaald? Zijn zij voorbereid op hitte-gerelateerde incidenten?
Ook het voorbereiden van lopers – ongeacht de afstand – speelt een steeds grotere rol bij de organisatie. Informeer lopers diverse malen op mogelijke risico’s, zoals een hitteberoerte, en een gedegen voorbereiding op de betreffende afstand.
Uitsluiten van de aansprakelijkheid in de algemene voorwaarden door organisator
In de meerderheid van de gevallen heeft de organisator in de algemene voorwaarden opgenomen dat de loper deelneemt op eigen risico en aansprakelijkheid wordt uitgesloten.
Richting consumenten zal een dergelijke uitsluiting van de aansprakelijkheid praktisch geen stand houden (ik verwijs onder andere naar mijn blog https://www.eventinspiration.nl/kennisbank/aansprakelijkheid-organisator-aansprakelijk-voor-dubbele-beenbreuk-deelnemer/).
Tips
Zorg als organisator van hardloopevenementen ervoor dat je vooraf de zaken goed hebt geregeld. Betrek ook externe partijen bij de voorbereiding, zoals veiligheidsregio, partij gespecialiseerd in crowdmanagement (zoals Event Safety Institute).
Zorg ook voor een juridische check voorafgaand aan en gedurende de organisatie van het evenement, om te bekijken wat de juridische impact is van de te nemen beslissingen.
Belangrijk is ook voor de organisator om een evenementenverzekering te hebben afgesloten.
Wilt u meer informatie over de zorgplicht van een organisator? Neem contact op met Jan de Wrede van het team Ondernemingsrecht en M&A.
Neem contact op