Een onjuiste of onvolledige UBO-registratie kan leiden tot boetes, dwangsommen of zelfs timing issues bij het afronden van M&A transacties en het verkrijgen van financieringen. Toch blijkt in de praktijk dat de vraag wie uiteindelijk de zeggenschap heeft en als UBO moet worden ingeschreven verrassend ingewikkeld kan zijn. In dit artikel leggen wij uit welke regels er gelden, geven we een aantal voorbeelden en delen we tips om problemen te voorkomen.
In Nederland moeten alle (niet beursgenoteerde) bv’s hun UBO’s (Ultimate Beneficial Owner) inschrijven in het UBO-register. Een UBO is een natuurlijk persoon die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten in de bv houdt, of die op een andere manier de feitelijke zeggenschap uitoefent. Als er geen persoon is die aan deze criteria voldoet, moet de bv zogenaamde pseudo-UBO’s aanwijzen. Doorgaans zijn dat de statutair bestuurders. Het doel van het UBO-register is het vergroten van transparantie over de uiteindelijk belanghebbenden van organisaties en het tegengaan van witwassen en terrorismefinanciering. Het bestuur van de bv is verantwoordelijk voor het vaststellen en inschrijven van de juiste UBO’s.
Wie is de UBO van een bv?
In de context van een besloten vennootschap (bv) is een UBO een natuurlijk persoon die:
- direct of indirect meer dan 25% van de aandelen bezit, of
- direct of indirect meer dan 25% van de stemrechten heeft in de algemene vergadering, of
- op andere wijze feitelijke zeggenschap uitoefent over de bv.
Op het eerste gezicht lijkt dit eenvoudig. Heeft een persoon 100% van de aandelen? Dan is hij of zij de UBO. Bij twee aandeelhouders die elk 50% van de aandelen en stemrechten hebben, zijn beiden UBO. Maar bij meer complexe structuren, met bijvoorbeeld een holding erboven, of aandelen verdeeld onder veel aandeelhouders, is het vaak minder duidelijk. Een voorbeeld is een bv met vier aandeelhouders, die alle vier 25% van de aandelen houden. Er is niemand met meer dan 25% stemrecht. Omdat het moet gaan om meer dan 25% van de aandelen of stemrecht, is er in deze situatie geen UBO. De bv dient de zogenoemde ‘pseudo-UBO’s’ in te schrijven, zijnde alle statutair bestuurders van de bv.
Een ander voorbeeld is een bv waarin één aandeelhouder 40% van de aandelen bezit en daarmee de UBO is. Een andere aandeelhouder bezit slecht 10% van de aandelen, maar deze minderheidsaandeelhouder bezit wel een preferent aandeel, dat hem bijzondere zeggenschapsrechten geeft. Op deze manier is het toch mogelijk dat hij meer dan 25% stemrecht heeft en dus ook als UBO moet worden ingeschreven.
Feitelijke zeggenschap
Met name het begrip ‘feitelijke zeggenschap’ is ruim en vaak onduidelijk. Feitelijke zeggenschap wordt aangenomen indien iemand, ook zonder (veel) aandelen of stemrechten, toch doorslaggevende invloed uitoefent op de besluitvorming binnen een bv, bijvoorbeeld indien deze persoon een vetorecht heeft bij belangrijke beslissingen zoals een statutenwijziging.
Voorgaande roept verschillende vragen op. Is een manager meteen een UBO? Is een gevolmachtigde de UBO? Het is belangrijk op te merken dat dit niet snel het geval zal zijn. Feitelijke zeggenschap wordt terughoudend aangenomen om te voorkomen dat leidinggevend personeel te snel als UBO wordt ingeschreven. Het is van belang dat iemand zelfstandig op zodanige manier invloed kan uitoefenen, dat hij/zij formeel het beleid bepaalt van de vennootschap. Ook bij een gevolmachtigde (die dezelfde bevoegdheden krijgt als de UBO) is dit niet snel het geval, omdat een volmacht doorgaans herroepbaar is. Bij twijfel is het aan te raden contact op te nemen met een advocaat aangezien het niet (correct) inschrijven van de UBO, gevolgen kan hebben voor (het bestuur van) de vennootschap.
Wie is verantwoordelijk voor de registratie?
De bv zelf is verantwoordelijk voor het identificeren en registreren van haar UBO’s. Het bestuur moet vaststellen wie als UBO kwalificeert en ervoor zorgen dat de juiste informatie wordt ingediend bij de Kamer van Koophandel. Die informatie omvat onder andere de persoonsgegevens van de UBO, de aard en omvang van het belang, en bewijsstukken (zoals aandeelhoudersregisters, statuten of overeenkomsten).
Ook geldt de verplichting om wijzigingen tijdig door te geven. Denk aan een aandelenoverdracht, overlijden of het wijzigen van stemafspraken. Als de informatie onjuist of verouderd is, kan de bv een boete of dwangsom opgelegd krijgen.
Toegankelijkheid UBO-register
Sinds 2022 is het UBO-register niet langer openbaar toegankelijk. Deze wijziging kwam voort uit een uitspraak van het Europees Hof van Justitie waarin werd geoordeeld dat de volledige openbaarheid van het register in strijd is met het recht op privacy van de uiteindelijk belanghebbenden. Nederland heeft sindsdien de toegang tot het register beperkt. Toegang is op verzoek mogelijk, voor partijen met een legitiem belang, zoals notarissen en financiële instellingen. Sinds het van kracht worden van de Wijzigingswet beperking toegang UBO-registers is het UBO-register sinds 16 juli 2025 weer beperkt toegankelijk voor banken, advocaten, notarissen, bepaalde overheidsinstanties en derden (als die derden daar een legitiem belang bij hebben).
Twijfel?
Het kan lastig zijn te bepalen of sprake is van feitelijke zeggenschap of indirect belang en wie de uiteindelijke UBO of pseudo-UBO is. Zeker in gevallen met diverse aandeelhouders, buitenlandse holdings, truststructuren of aandeelhoudersovereenkomsten met afwijkende stemverhoudingen is specialistisch advies noodzakelijk. De wet biedt geen uitputtende lijst met criteria; veel hangt af van de feitelijke situatie.
Ook wordt bij transacties of financiering door externe partijen gevraagd een actuele en juiste UBO-registratie te overleggen. Een onjuiste of onvolledige registratie kan dan gevolgen hebben voor de tijdige voortgang van een transactie.
De Ondernemingsrecht / M&A advocaten van Clairfort begeleiden geregeld bestuurders, legal counsels en general counsels van ondernemingen bij de UBO-registratie en UBO-analyse.
Heeft u een vraag met betrekking tot de UBO-registratie of anderszins juridische kwesties waarover u laagdrempelig en to the point advies wilt, neem dan gerust contact op met Jan Willem Reesink en Ebru Merttürk van het team Ondernemingsrecht en M&A van Clairfort Advocaten.
Neem contact op