Onder de AVG bent u verplicht om uw “niet incidentele” verwerkingen in een verwerkingsregister op te nemen. Vorige week heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (kortweg “AP” – de instantie die toezicht houdt op de naleving van de AVG) een aantal aanbevelingen gepubliceerd voor verwerkingsregisters. Deze bespreken wij hieronder.
Aanbevelingen AP
Kort gezegd beveelt de AP aan om:
- per verwerking de volgende informatie op te nemen in het register: wat is het doel van de betreffende verwerking, welke doestelling hoort bij welke verwerking , hoe lang is de bewaartermijn en wanneer moeten de gegevens vernietigd worden en waar (welke locatie of welk bestand) zijn de betreffende persoonsgegevens opgeslagen;
- er voor te zorgen dat het register overzichtelijk en eenvoudig navigeerbaar is; en
- de naam van de verantwoordelijke op te nemen in het register.
Voordelen verwerkingsregister
Een goed ingericht verwerkingsregister kan u helpen bij het verhelpen en analyseren van datalekken en startpunt zijn bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen tot bijvoorbeeld inzage en verwijdering. Maar het kan ook de basis zijn van uw privacy compliance. Een duidelijk leesbaar verwerkingsregister met nuttige informatie kan u tijd besparen op cruciale momenten.
Weet u niet waar u moet beginnen of lijkt het te veel werk? Wij helpen u graag met het opzetten van een verwerkingsregister. Daarbij brengen we samen met u in kaart wat u precies doet met persoonsgegevens, waarom u dat doet en hoe lang. Ook maken wij er met u een register van waaruit u daadwerkelijk wijs wordt en denken we graag met u mee over de vervolgstappen. Bijvoorbeeld over organisatorische beveiligingsmaatregelen en de verdeling van de interne verantwoordelijkheid voor de naleving daarvan. Of over het gebruik van het verwerkingsregister bij privacy compliance.
Door een verwerkingsregister goed in te richten en de juiste informatie op te nemen is het verwerkingsregister niet alleen een verplicht overzicht van verwerkingen maar wordt het ook een tool om grip te houden op de persoonsgegevens die u verwerkt.
Meer informatie of vragen voor onze specialisten AVG?
De aanbevelingen van de AP vindt u hier. Meer weten over het verwerkingsregister? Onze privacyspecialisten staan voor u klaar.
Neem contact op