Vanwege de wereldwijde uitbraak van het coronavirus zijn er vergaande maatregelen getroffen door het kabinet, die voorschrijven dat alle samenkomsten in ieder geval tot 28 april 2020 verboden zijn en evenementen met een vergunningsplicht tot 1 juni 2020 verboden zijn, ongeacht de grootte. Hoe moet dan worden omgegaan met aandeelhoudersvergaderingen?
Wetsvoorstel
De ernst en duur van deze maatregelen kunnen ingrijpende gevolgen hebben voor de fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures binnen rechtspersonen, zoals bij het vaststellen van de jaarrekening of het benoemen en ontslaan van bestuurders of commissarissen. Juist in deze periode van het jaar staan er gebruikelijk veel algemene vergaderingen van aandeelhouders gepland. Op 8 april jl. heeft het kabinet en wetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer dat het mogelijk moet maken om dergelijke vergaderingen tijdelijk via elektronische middelen plaats te laten vinden. De verwachting is dat deze noodwet volgende week (donderdag 16 april 2020) in stemming wordt gebracht. In deze blog informeren wij u over de (on)mogelijkheden van het houden van aandeelhoudersvergaderingen en de voorgestelde maatregelen.
Wettelijke voorschriften voor aandeelhoudersvergaderingen
Voor een groot aantal besluiten van zowel B.V.’s als N.V.’s (en verenigingen) geldt op grond van de wet of statuten dat deze genomen moeten worden door de algemene vergadering van aandeelhouders. Zo ook het besluit tot vaststelling van de jaarrekening. De hoofdregel voor een aandeelhoudersvergadering is dat die gehouden wordt op de locatie die in de statuten van de vennootschap wordt vermeld of de plaats waar de vennootschap haar zetel heeft. Daarvan kan onder voorwaarden worden afgeweken, maar dat geldt enkel voor de locatie van de vergadering. De algemene vergadering dient dus wel fysiek plaats te vinden.
Sinds 2007 geldt de voor de vereniging, de N.V. en de B.V. echter dat in sommige gevallen een aandeelhouder (alsmede andere vergadergerechtigden zoals een pand- en certificaathouder) bevoegd is om middels een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de algemene vergadering. Hiervoor is vereist dat:
- in elektronische deelname is voorzien in de statuten;
- aandeelhouders via het elektronische communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd;
- aandeelhouders rechtstreeks kunnen kennisnemen van de verhandelingen op de vergadering; en
- aandeelhouders hun stemrecht uit kunnen oefenen.
Daarbij geldt evenwel dat de voorzitter van de vergadering en de bestuurders en commissarissen wel fysiek aanwezig moeten zijn op de vergaderlocatie. Verder moet uiterlijk in de oproeping voor de vergadering melding worden gemaakt van de mogelijkheid van elektronische deelname. Niet vereist is dat de aandeelhouders het woord moeten kunnen voeren in de vergadering, al kan daar uiteraard wel in worden voorzien door gebruik van bijvoorbeeld Skype for Business, FaceTime of ZOOM. Het is daarom voldoende – mits de statuten dat mogelijk maken – als de vergadering via een livestream kan worden gevolgd, die bijvoorbeeld via een persoonlijke link of code kan worden geopend, en er per e-mail of via een vergelijkbaar middel kan worden gestemd.
Als de statuten niet voorzien in de mogelijkheid van elektronische deelname is het onder normale omstandigheden niet mogelijk om een (deels) virtuele vergadering te houden en zullen de statuten moeten worden aangepast om dat mogelijk te maken. Hiervoor is uiteraard weer vereist dat een fysieke aandeelhoudersvergadering wordt belegd, wat op dit moment niet toegestaan of in elk geval onwenselijk is. Let op: besluiten die worden genomen in strijd met de wettelijke bepalingen zijn vernietigbaar.
Uitstel van de vergadering, volmacht verlening of besluitvorming buiten vergadering
Op grond van de wet (en vaak ook de statuten) geldt voor NV’s, BV’s en verenigingen de verplichting om binnen vijf of zeven maanden na afloop van het boekjaar een algemene vergadering te houden ter vaststelling van de jaarrekening. Deze termijnen kunnen in beginsel verlengd worden, maar enkel bij besluit van de algemene vergadering wat nu juist problematisch is. Er is geen wettelijke voorziening voor het geval dat de vergadering niet door kan gaan, maar uit artikel 2:8 lid 2 BW volgt wel dat een wettelijke verplichting buiten toepassing blijft als dat onaanvaardbaar is in de gegeven omstandigheden. Hoewel er wel een uitzondering op de coronamaatregelen geldt voor “samenkomsten die nodig zijn voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van instellingen, bedrijven en andere organisaties (max. 100 personen)”, lijkt uitstel van de algemene vergadering op grond van art. 2:8 lid 2 BW daarom onder de huidige omstandigheden goed verdedigbaar.
Een alternatief wordt geboden in artikel 2:38 lid 4 BW, waarinis bepaald dat het onder bepaalde voorwaarden mogelijk is om door het verlenen van een volmacht te stemmen over een voorgesteld besluit. Zodoende wordt het aantal aanwezigen op een vergadering beperkt. De statuten kunnen bepalen dat zo’n volmacht ook aan een bestuurslid kan worden verleend, echter wordt het aantal volmachten per persoon vaak statutair begrensd. Ook de bevoegdheid voor vergadergerechtigden om zich via een vergadervolmacht te laten vertegenwoordigen kan in de statuten zijn beperkt.
Tot slot bestaat nog de mogelijkheid dat alle vergadergerechtigden instemmen met een andere wijze van besluitvorming, in welk geval besluitvorming door aandeelhouders niet via de vergadering hoeft plaats te vinden. Echter, deze mogelijkheid geldt enkel voor de B.V. en is aan strenge vereisten gebonden. Zo moeten alle vergadergerechtigden daarmee schriftelijk instemmen en moeten de bestuurders en commissarissen gelegenheid hebben om voorafgaand advies uit te brengen.
Voorzieningen in tijdelijke noodwet (thans nog niet van kracht!)
Met de voorgestelde noodwet die thans bij de Tweede Kamer ligt voor parlementaire behandeling, wordt de mogelijkheid gecreëerd om in plaats van een fysieke vergadering een algemene vergadering te houden die uitsluitend via elektronische communicatiemiddelen te volgen is. Daarvoor is nadrukkelijk niet vereist dat de statuten daarin voorzien. Wel geldt dat de leden of aandeelhouders de algemene vergadering via bijvoorbeeld een livestream moeten kunnen volgen en dat zij tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de algemene vergadering de gelegenheid hebben gekregen om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de geagendeerde onderwerpen. Tevens moet bij de oproeping worden vermeld dat de algemene vergadering via elektronische weg zal worden gehouden, of (als de oproeping al is verzonden) kan het bestuur uiterlijk tot 48 uur vóór de vergadering besluiten tot het wijzigen van de vorm, plaats en/of het tijdstip van de vergadering. Interessant detail is dat ingeval van gebreken in de elektronische verbinding dit in beginsel de rechtsgeldigheid van de besluitvorming niet aantast.
Het wetsvoorstel vermeldt ook andere maatregen die relevant kunnen zijn voor het houden van de wettelijk of statutair voorgeschreven vergaderingen. Zo kan van statutaire bepalingen over het bijeenroepen of houden van bestuurs- en commissarissenvergaderingen worden afgeweken, wordt statutair verplichte goedkeuring van de RvC van bepaalde besluiten tijdelijk buiten toepassing verklaard en kan het bestuur de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening over boekjaar 2019 uitstellen. Verder wordt het bewijsvermoeden bij onbehoorlijke taakvervulling wegens het niet (tijdig) openbaar maken van de jaarrekening over 2019 beperkt ingeval van faillissement van de N.V. of B.V., mits kan worden aangetoond dat dit verzuim het gevolg is van de coronamaatregelen. Deze beperking geldt nadrukkelijk niet voor de wettelijke boekhoudplicht. In het wetsvoorstel is tot slot een tijdelijke geldingsduur opgenomen tot 1 september 2020, met de mogelijkheid tot verlenging van telkens twee maanden.
Wij benadrukken dat voornoemde maatregelen vooralsnog niet van kracht zijn. De stand van zaken met betrekking tot het wetsvoorstel kan hier worden geraadpleegd. Totdat het wetsvoorstel is aangenomen gelden daarom de normale regels als toegelicht in deze blog.
Vragen voor onze Corona helpdesk of meer lezen over Corona en de juridische aspecten?
Indien u meer wilt weten over de alternatieven voor het houden van leden- of aandeelhoudersvergaderingen of een andere juridische kwestie met betrekking tot de Corona-crisis, dan kunt u voor een kosteloos intakegesprek contact opnemen met Krijn Keukens en onze Corona helpdesk.
Lees hier meer informatie over Corona en de juridische aspecten.
Neem contact op