De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft impact voor werkgevers die cv’s opslaan en bewaren. Het gaat hier niet alleen om werkgevers waarvan recruitment de corebusiness betreft, maar eveneens om werkgevers die cv’s na een afgeronde sollicitatieprocedure opslaan en bewaren voor een mogelijk toekomstige vacature.
Onderzoek Intelligence Group
Arbeidsmarktadviseur Intelligence Group deed recent onderzoek naar het gebruik van een ‘AVG-proof’ Privacy Statement binnen de grootste Nederlandse werkgevers en intermediairs. Hoewel de veronderstelling was dat deze werkgevers hun zaakjes op orde zouden hebben, blijkt het tegendeel waar. Uit het onderzoek volgt namelijk dat minimaal 1 op de 3 intermediairs en minimaal 40% van de werkgevers nog niet AVG-proof zijn. Zij dienen nog massaal cv’s te wissen of anonimiseren voor 25 mei aanstaande.
Bewaartermijnen
Op grond van de AVG is het verboden cv’s van sollicitanten langer dan vier weken te bewaren. Hierop is slechts een uitzondering mogelijk indien de sollicitant heeft ingestemd met het bewaren van zijn of haar gegevens. Dit kan vooraf door middel van een zogeheten ‘Privacy Statement’ of achteraf door om toestemming van de sollicitant te verzoeken. Als de toestemming wordt gegeven mag het cv maximaal een jaar worden bewaard.
Is er geen nadrukkelijk toestemming van de sollicitant, dan mag het cv niet worden opgeslagen en dient deze na vier weken definitief verwijderd of geanonimiseerd te worden. Bij anonimiseren mag de informatie niet meer te herleiden zijn naar een specifieke persoon en mag deze uitsluitend nog gebruikt worden voor statistische doeleinden. Denk hierbij aan verlenen van medewerking aan een onderzoek van het Centraal Plan Bureau (CBP).
Neem uw recruitmentproces onder de loep
Zoals inmiddels bekend zal zijn staan op het overtreden van de AVG forse sancties in de vorm van boetes. Het is daarom zaak uw recruitmentproces voor 25 mei aanstaande nog eens onder de loep te nemen. Heeft u cv’s bewaard zonder dat daarvoor toestemming is verkregen, vraag deze toestemming dan alsnog. Werkt u al met een Privacy Statement? Ga dan na of er niet meer gegevens worden verwerkt dan noodzakelijk en of deze ‘AVG-proof’ is.
Vragen over privacy & arbeidsrecht?
Mocht u vragen hebben over dit onderwerp of ondersteuning wensen bij het opstellen van een Privacy Statement, neemt u dan gerust contact op met één van onze advocaten of juristen van de sectie Arbeidsrecht.
Neem contact op