Op basis van Europese regelgeving is het sinds 8 juli 2020 verplicht om bij te houden wie de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie (UBO) is. Vanaf 27 september 2020 is het daarnaast verplicht om de UBO te melden aan de Kamer van Koophandel die een UBO-register gaat bijhouden. Het is voor ondernemers belangrijk om aan deze registratieplicht te voldoen omdat geen of foute registratie beboet kan worden. In deze blog zal puntsgewijs toegelicht worden wanneer u de verplichting hebt om de UBO op te geven.
Doel
De registratie van UBO’s stelt (rechts)personen beter in staat om vast te stellen met wie ze uiteindelijk c.q. daadwerkelijk zaken doen, aangezien de geregistreerde gegevens in principe openbaar zijn. In de huidige situatie worden alleen 100% aandeelhouders opgenomen in het handelsregister en is in veel gevallen dus niet duidelijk wie de UBO is. Daarnaast kan de registratie van UBO’s de overheid helpen bij het bestrijden van fraude en andere vormen van crimineel handelen.
Wat is een UBO?
De UBO is altijd een natuurlijk persoon die:
- direct of indirect houder is van meer dan 25% van de aandelen of stemrechten in een juridische entiteit; of
- een economisch belang heeft van meer dan 25% in een juridische entiteit, bijvoorbeeld via winstrechten; of
- via andere middelen de uiteindelijke zeggenschap heeft over, dan wel feitelijk eigenaar is van de juridische entiteit.
Indien er op grond van bovenstaande criteria geen UBO aangewezen kan worden dan dient iemand van het leidinggevend personeel als UBO te worden aangewezen. Dit is de zogenoemde ‘pseudo-UBO’. Vaak zal dit in de praktijk een bestuurder van de juridische entiteit zijn.
Het is mogelijk dat per rechtspersoon of entiteit meerdere personen als UBO kwalificeren en dus als zodanig in het UBO register moeten worden geregistreerd.
Wie dient er een UBO te registreren?
Vrijwel alle juridische entiteiten die in Nederland gevestigd zijn zullen hun UBO’s op moeten geven. De registratieplicht geldt echter niet voor beursgenoteerde vennootschappen en verenigingen die geen onderneming drijven. Ook publiekrechtelijke rechtspersonen en eenmanszaken worden ontzien van de registratieplicht.
Organisaties met een statutaire zetel in het buitenland zijn in principe daar registratie plichtig, ook al hebben ze een vestiging in Nederland.
Welke informatie moet worden opgenomen in het UBO register?
De volgende informatie met betrekking tot de UBO dient te worden ingeschreven:
- het BSN-nummer of fiscaal identificatienummer;
- volledige naam, geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland;
- de woonplaats, het woonadres, en de nationaliteit;
- de omvang van het belang, aangeduid in categorie (>25% – 50%, >50% – 75%, >75% – 100%);
- documentatie om bovengenoemde gegevens te verifiëren (paspoort, aandeelhoudersregister, contracten, notariële akte).
Het UBO-register en privacy
De aankondiging van het UBO register werd niet door iedereen goed ontvangen omdat het een schending zou opleveren van de privacy van de UBO’s. Het UBO-register is immers openbaar toegankelijk. In de wet zijn daarom maatregelen opgenomen die de privacy enigszins moeten waarborgen. In de eerste plaats is niet alle informatie vrij toegankelijk. Zo zijn het BSN-nummer, de geboortedag, de geboorte plaats, het geboorte land, het woonadres en de aanvullende documentatie van de UBO niet te raadplegen in het register. Dit geldt echter niet voor de FIOD en andere bevoegde autoriteiten. Deze kunnen alle geregistreerde gegevens inzien.
Daarnaast bestaat er een plicht tot registratie en identificatie bij het raadplegen van het UBO-register en dient er een kleine vergoeding voor raadpleging te worden voldaan. Aldus tracht men al te lichtvaardige raadpleging van het UBO register tegen te gaan.
Tenslotte is het in een zeer beperkt aantal gevallen mogelijk om afscherming van de gegevens van de UBO te verzoeken. Een dergelijk verzoek kan alleen worden gedaan door minderjarigen en onder curatele gestelden, alsmede door personen die een ernstig veiligheidsrisico lopen. Afscherming van de gegevens werkt dan overigens niet tegenover de bevoegde autoriteiten.
Wanneer moet ik opgave doen?
Zoals ook in de inleiding wordt vermeld is het sinds 8 juli 2020 verplicht om intern de administratie van de actuele UBO-gegevens op orde te hebben. Vanaf 27 september 2020 treedt het UBO-register in werking. Vanaf dat moment hebben de relevante juridische entiteiten nog 18 maanden de tijd om tot daadwerkelijke registratie van de gegevens over te gaan.
Vragen?
Voor vragen over dit onderwerp kunt u contact opnemen met een van de advocaten van de sectie Ondernemingsrecht.
Neem contact op