De bijzondere tijd waarin we nu plotsklaps leven vraagt veel van ondernemers en hun medewerkers. Ondernemers moeten hun bedrijfsvoering soms razendsnel aanpassen om deze tijden te kunnen overleven, medewerkers doen hun werk zo goed en kwaad als dat gaat. Vanuit veel werkgevers bestaat de wens om te weten welke medewerkers besmet zijn (of zijn geweest) met het Corona-virus. En wellicht ook de wens om dat te documenteren. Maar is dat onder de privacywetgeving (AVG) wel toegestaan?
Update 27-3-2020: Sinds de publicatie van deze blog heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) nadere ‘guidance’ gepubliceerd. Lees daarover in deze blog. Hoewel wij ons kunnen voorstellen dat onderstaande suggestie (zie kopje: Zijn uw medewerkers nog aan het werk op locatie, bijvoorbeeld in de logistieke sector?) een mogelijke handelwijze zou kunnen zijn voor de ondernemer die wil voorkomen dat al zijn medewerkers worden besmet, is het niet in lijn met de (huidige) guidance van de AP.
Signaleren en documenteren door werkgevers van Corona-verzuim
Werkgevers willen wellicht weten of hun medewerkers COVID-19 onder de leden hebben om het ziekteverzuim te kunnen corrigeren op “Corona-verzuim”. Of om dit te documenteren voor het geval dat deze omstandigheid in een later stadium nog eens voor een vrijstelling c.q. tegemoetkoming door de overheid in aanmerking komt. Of om in een nog later stadium te weten welke medewerkers weer veilig in de kantoortuin kunnen zitten omdat zij inmiddels (vermoedelijk) immuun zijn.
Urgent belang
Een groot aantal werkgevers heeft echter een nog veel urgenter belang bij gegevens over COVID-19. Bijvoorbeeld werkgevers die hun medewerkers nog fysiek aan het werk hebben in een loods of achter de kassa van een supermarkt. Ook deze werkgever wil weten of sprake is van COVID-19, of van COVID-19 symptomen, zodat passende maatregelen kunnen worden genomen om verdere besmetting van het personeelsbestand te voorkomen.
Nu inmiddels vanuit de wetenschap geluiden te horen zijn dat ook mensen die COVID-19 hebben opgelopen anderen kunnen besmetten voordat ze ziekteverschijnselen krijgen, dat mensen die vrijwel geen ziekteverschijnselen hebben ook besmettelijk kunnen zijn en omdat er bovendien bij slechts een beperkt aantal mensen wordt getest op COVID-19, worden de zaken nog (veel) gecompliceerder.
Mag een medewerker worden gevraagd naar medische gegevens?
De vraag dringt zich dan natuurlijk op: mag ik mijn medewerkers in deze bijzonder tijd vragen naar hun ziektebeeld of hun COVID-19 diagnose? Helaas is er (op dit moment) geen simpel antwoord op deze vraag.
Onder de AVG mag een werkgever (in normale omstandigheden) geen medische gegevens verwerken van werknemers. Dat is slechts in een beperkt aantal uitzonderingsgevallen anders. Voor verwerking van gezondheidsgegevens in het geval van epidemieën c.q. pandemieën bestaat geen algemene expliciete uitzondering in de regelgeving.
In beginsel mag de werkgever dus geen medische gegevens van medewerkers verwerken.
De Autoriteit Persoonsgegevens geeft via haar website (NB: Bij het schrijven van dit blog is gekeken naar de tekst op de website op 23 maart 2020, 10:15 uur) aan dat de werkgever niet mag testen op Corona (met een uitzondering voor de Zorgsector), wel mag de werkgever de medewerker vragen om de eigen gezondheid goed in de gaten te houden en mag een werknemer met griepverschijnselen naar huis gestuurd worden (zie hier). Ten aanzien van medische gegevens in zijn algemeenheid zegt de AP dat de werkgever daarnaar niet mag vragen. Wel mag de werkgever vragen naar bijvoorbeeld de vermoedelijke duur van het ziekteverzuim.
Op 16 maart 2020 gaf de European Data Protection Board (de instelling die onder meer toezicht houdt op Europese instellingen) aan dat gegevens in het kader van de Corona-pandemie wel/ook verwerkt kunnen worden “for instance when the processing of personal data is necessary for the employers for reasons of public interest in the area of public health or to protect vital interests (Art. 6 and 9 of the GDPR) or to comply with another legal obligation” (zie hier). Dit statement geeft door zijn algemene strekking helaas weinig houvast.
Wat nu concreet te doen?
Dat is op dit moment niet met zekerheid te zeggen. Wij kunnen ons de volgende aanpak voorstellen:
– Gegevens die u zonder bezwaar via de bedrijfsarts kunt laten verwerken, laat u door de bedrijfsarts verwerken. Dit doet u in geen geval zelf. Denkt u daarbij aan het verwerken van COVID-19 gegevens met het doel deze te gebruiken voor eventuele vrijstellingen of tegemoetkomingen door de overheid of om de verzuimcijfers beter te kunnen analyseren.
Werken u medewerkers thuis of hoeven ze tijdelijk niet op het werk te verschijnen? Denk nu alvast na over de periode na deze thuiszit- of thuiswerksituatie. Kunt u het aan uw medewerkers zelf overlaten om in te schatten of ze weer aan het werk kunnen? Of is het in uw sector toch meer aangewezen dat de bedrijfsarts een vinger aan de pols houdt om overmatig ziekteverzuim tegen te gaan? Spreek met u bedrijfsarts over de mogelijkheden.
Zijn uw medewerkers nog aan het werk op locatie, bijvoorbeeld in de logistieke sector? Ook dan wilt u voorkomen dat u hele organisatie plat ligt omdat werknemers elkaar aansteken.
Geeft bij u werknemers aan:
- dat u van hen verwacht dat ze goed op hun gezondheid letten, eventueel kunt u de werknemers vragen om regelmatig te controleren of ze geen koorts c.q. verhoging hebben;
- dat goed werknemerschap van de medewerker verlangt dat ze hun werkgever behoeden voor een totale platlegging van de onderneming en dat goed werkgeverschap van u verlangt dat u beschermingsmaatregelen neemt. Vraag de medewerker om bij ziekmelding te melden of hij/zij denkt dat de werkgever maatregelen moet nemen om besmetting van collega’s te voorkomen;
- praat met de medewerkers als zij zich ziekmelden. Het enkele spreken over een COVID-19 besmetting zonder dat u de gegevens vastlegt is geen “verwerken” in de zin van de AVG en valt dus buiten het toepassingsbereik. Ook naar aanleiding van een mondelinge mededeling van de medewerker kunt u maatregelen nemen. Laat zo nodig de bedrijfsarts contact opnemen met de betreffende werknemer. Mogelijk neemt de GGD naar aanleiding daarvan in een later stadium nog contact met u op over de te nemen maatregelen (maar mogelijk ook niet nu er alleen getest op COVID-19 bij personen die in het ziekenhuis moeten worden opgenomen).
Nadere richtlijnen AP
Wij hopen dat de Autoriteit Persoonsgegevens met specifiekere richtlijnen of aanwijzingen komt ten
aanzien van de verwerking van COVID-19 gegevens. Wij houden u op de hoogte.
Vragen voor onze Corona helpdesk of meer lezen over Corona en de juridische aspecten?
Heeft u vragen over de juridische aspecten van Corona? Neem dan contact op met de advocaten van onze Corona helpdesk.
Lees hier meer informatie over corona en de juridische aspecten.
Neem contact op